Согласование заказов, нарушающих тревел-политику

Если сотрудник оформляет услуги с нарушениями тревел-политики  (например, превышает лимит стоимости или выбирает более высокий класс обслуживания), такой заказ автоматически направляется на согласование ответственному лицу.

В этой статье расскажем, как выглядит процесс согласования и какие действия может предпринять согласующий.

Как узнать о заказе на согласование

При поступлении заказа на согласование ответственный сотрудник получает уведомление двумя способами:

• По электронной почте — в письме содержится подробная информация о заказе, список нарушенных правил и комментарий оформившего сотрудника.

• По SMS —краткое уведомление со ссылкой на страницу для согласования.

В письме есть две кнопки для принятия решения: «Согласовать» и «Отклонить».

✅ Как одобрить заказ

Если вы считаете, что нарушение обосновано (например, в связи с производственной необходимостью или отсутствием альтернатив), нажмите «Согласовать».

Что происходит после одобрения:

• Статус заказа мгновенно меняется.

• Билеты или отель оформляются автоматически.

• Пассажир получает на электронную почту маршрутную квитанцию (для авиабилетов) или ваучер (для отеля).

Дополнительных действий от согласующего не требуется —  система завершит оформление самостоятельно.

❌ Как отклонить заказ

Если вы считаете, что нарушение тревел-политики неоправданно, нажмите «Отклонить».

Система попросит вас указать причину отказа. Это обязательный шаг:

• Введите комментарий, поясняющий решение.

• После отправки резолюции заказ отменяется.

Сотрудник, оформивший бронирование, получит уведомление об отказе на электронную почту с указанием причины. Ему потребуется выбрать другой вариант, соответствующий правилам компании.

❗️ Важно

Если в одном заказе участвуют несколько сотрудников с разными тревел-политиками, уведомления получают все согласующие. Заказ будет оформлен только после одобрения каждым из них.

Сроки согласования

⏱️ По умолчанию на согласование заказа даются сутки. Этого времени достаточно, чтобы оценить обоснованность нарушения и принять решение.

⚠️ Важные особенности:

• Для некоторых авиакомпаний и при оформлении ЖД-билетов время удержания брони может быть значительно меньше 24 часов.

• Если согласующий не успеет принять решение вовремя, бронь автоматически снимут. Сотруднику придется оформлять заказ заново — возможно, уже по другой цене.

💡 Рекомендация: цены на билеты и отели меняются динамически. Чем дольше заказ ожидает решения, тем выше риск подорожания. Чтобы избежать лишних расходов компании и повторных согласований, принимайте решение как можно быстрее.